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安全文件和档案管理制度

在发展不断提速的社会中，人们运用到制度的场合不断增多，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。那么制度的格式，你掌握了吗？以下是小编整理的安全文件和档案管理制度，希望能够帮助到大家。

1、目的

为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定《文件和档案管理制度》。

2、工作职责

2.1 副总经理负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

2.2 综合办公室负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

2.3 安环部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

2.4 职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

3、管理要求

3.1 文件的分类

方针、目标、管理方案；

管理手册；

程序文件、管理制度；

操作规程、作业指导书：

记录；

应急预案；

其他，包括法律、法规、国家标准或行业标准规范、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等。

3.2 文件的编号和标识

管理手册、程序文件、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由部公室负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控 ”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

3.3文件的编制、审核和批准

安全体系文件由安环部组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

3.4文件的发放

安环部负责安全体系文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

相关文件的发放范围由相关职能部门提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由职能部门发放。

文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化部公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

3.5文件的评审、修订

企业规章制度、操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对规章制度、操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。

文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

所有文件的修订方式由相关职能部门在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

3.6文件的领用、借阅和复制

文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经职能部门负责人审批同意后方可补发。

内外部人员借阅与管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由职能部门负责人批准；内外部人员需复制管理体系文件时，由分管领导批准。

3.7记录的格式设计和填写

各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后实施。

记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足程序及支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

3.8文件保管、作废与销毁

文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

3.9档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与生产经营有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

——主要安全生产文件、事故、事件记录；

——风险评价信息；

——培训记录；

——标准化系统评价报告；

——事故调查报告；

——检查、整改记录；

——职业卫生检查与监护记录；

——安全生产会议记录；

——安全活动记录；

——法定检测记录；

——关键设备设施档案；

——应急演习信息；

——承包商和供应商信息；

——维护和校验记录；

——技术图纸等。

3.10档案收集与移交的基本要求

归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业生产经营各项活动的真实内容和历史过程。

归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

3.11归档时间

各部门在生产经营活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

3.12档案保存期限

安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

档案管理人员调动工作时，需完成安全生产档案移交手续后方可离岗。

3.13档案的利用

借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规部理。

档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

4、相关记录

《文件清单》jl-js-ah-0101-20xx

《文件发放记录》jl-js-ah-0107-20xx

《文件销毁记录》jl-js-ah-0109-20xx

《文件评审记录》jl-js-ah-0106-20xx

《文件修订记录》jl-js-ah-0409